Přitažlivé prezentace II.

Záměr prezentace – krok správným směrem

V první části jsem se krátce zmínil o logice prezentace. Prezentace je kombinace tří vzájemně se doplňujících prvků:

1. informací – obsahu (tedy „intelektová“ část)
2. příběhu – způsoby řazení, (posloupnost), sdělovaných informací
3. vizuálního, estetického dojmu („jak to vypadá“)

Z výše uvedeného je patrné, že 2. a 3. jsou spíše emoční prvky, které hrají v prezentacích významnou roli! Skutečné skvělé prezentace jsou nikoliv o informacích, (i když ty také samozřejmě obsahují), ale především o myšlenkách a nápadech.

Neprezentujte informace, které máte na snímcích, ale prezentujte myšlenky, které snímky zastupují.

Pokud chcete lidí o něčem informovat, zvažte, zda není vhodnější rozeslat informační oběžník a potom se třeba sejít nad dotazy nebo dotazy telefonem či emailem zodpovědět. Ušetříte svůj čas i čas ostatních. My se dále podíváme na to, jak efektivně prodat svoje myšlenky.

66% Američanů je obezních nebo má nadváhu.
Příklad jasně čitelné statistiky s působivým obrázkem. Rozdílným typem, velikostí a tloušťkou písma jsou rozlišeny důležité i méně podstatné údaje. Obrázek pokračující mimo stránku zvýrazňuje „objem“ a zvyšuje u diváků pocit nepřiměřené velikosti (= obezity).

3,2% Japonců trpí obezitou.
Příklad čistého designu s využitím negativního prostoru. Jednoduché a zřetelné grafické srovnání Japonska s vybranými státy světa.

Před samotnou tvorbou prezentace a koncipováním jednotlivých snímků se vyplatí položit si několik otázek, osobně doporučuji minimálně následující tři.

1. K čemu má moje prezentace sloužit – čeho chci dosáhnout?

Na začátku bychom si měli rozmyslet, zda chceme lidi jen o něčem informovat nebo o něčem přesvědčit. Jistě, zdá se, že pokud chci jen informovat, nemusím se s designem snímku nijak zvlášť zabývat – lidem prostě řeknu, co potřebují vědět. V této souvislosti se hodí citát od již zmiňovaného Setha Godina:

„Komunikace je o tom, abyste přiměli ostatní vidět problém z vašeho úhlu pohledu, aby viděli, jak jste nadšený, (nebo smutný, optimistický nebo jakýkoli jiný). Pokud chcete jen sepsat všechna fakta a vytvořit tabulky, zrušte jednání a pošlete informace e-mailem.“

Náročnější je lidi o něčem přesvědčit nebo dokonce se pokusit změnit jejich názor, postoj. K tomu se ovšem nabízí PowerPoint skvěle! Samozřejmě budete muset přípravě prezentace věnovat nějaký čas, ale výsledek se zcela jistě dostaví.

Citát J.F.Kennedyho: „Neptejte se, co může vlast udělat pro vás, ptejte se, co vy můžete udělat pro vlast.“
Příklad využití fotografie řečníka a výrazného písma se záměrně předimenzovanými uvozovkami. Pokud je tvář osobnost natolik výrazná, pak není nutné uvádět její jméno. Stejně tak i další údaje, (kdy a kde bylo řečeno), jsou zbytečné. Barevnost držená v černé a tónech šedé evokuje dobu, kdy byla věta řečena

2. Kdo jsou moji posluchači?

Znalost publika je klíčová. Jinak budete vytvářet snímky pro účetní, jinak pro techniky, jinak pro kreativnce v marketingu. Jaké jsou vlastně potřeby posluchačů, jaké jsou jejich nálady, starosti, obavy?  A jako řečník se ptám sám sebe: Jak mohu posluchače získat na svoji stranu? Co mám udělat pro to, abych je zaujal? Co mohou namítat, čím argumentovat? Trochu drsně, ale pravdivě bychom mohli asi tohle:

Příliš nezáleží na tom, co je vaším cílem prezentace, jako na tom, co z toho budou posluchači mít.

Klíčem úspěšné prezentace je vytvoření vztahu a důvěry mezi řečníkem a posluchači.

Důvěra vzniká často dlouho a její získání není vždycky jednoduché, (naproti tomu ztratit ji můžeme v mžiku!). Důvěru u posluchačů získám, když budu profesionální v tom, že vím, o čem mluvím, že dokážu respektovat čas posluchačů a prezentaci si připravím tak, aby maximálně odpovídala jejich potřebám a očekávání.

Stejně tak vztah vytvoříme, pokud budeme mluvit o tom, co lidi zajímá. A na to se můžeme připravit, pokud zjistíme, kdo je náš posluchač. Zažil jsem mnohokrát, že manažer měl jednu „univerzální“ prezentaci, se kterou objížděl různé skupiny zaměstnanců. Potom se celkem běžně stávalo, že některé snímky komentoval slovy: „No, pro vás je vlastně důležitý jen ten poslední odstavec, to nad tím je pro účetní…“ nebo „Tahle tabulka je dělaná pro představenstvo, takže pro vás jen tak pro zajímavost, jaké informace posíláme vejš…“  Takovýto přístup je minimálně neprofesionální.

Příklady použití grafu: V roce 2007 bylo prodáno přes 5000 kol. První snímek využívá kontrastů černé, bílého písma a jasných barvených sloupců. Sdělení je čitelné na první pohled. Druhý snímek kombinuje fotografii na pozadí a text. Fotografie je mírně rozostřena, takže i menší písmo je dobře čitelné, a přesto je jasné, co na pozadí snímku je.

3. Jak prezentaci udělám?

Když vím, co chci sdělit a komu, zvážím jaký obsah vyberu na jednotlivé snímky, jaký zvolím typ písma, jaké barvy, obrázky, animace, přechody atd. Určitě jinak bude vypadat prezentace o změnách v nějakém zákoně pro laickou veřejnost než pro právníky. Stejně tak bude jinak vypadat prezentace na manažerské konferenci nadnárodní společnosti o finančních výsledcích konkrétní divize a jinak prezentace pro ekonomický úsek dané divize. Ve všech případech by měla prezentace respektovat každého popsluchače a odpovídat jeho potřebám.

Na závěr tohoto dílu malou poznámku o výrazu prezentace neboli o „face“ snímků. Mějte na paměti, že snímky, které promítáte společně s vaším vystoupením vytváření celkový dojem v myslích posluchačů, a to především emocionální dojem. Snímky vás do jisté míry charakterizují stejně jako váš hlas, gesta, vaše vizáž, způsob mluvy apod.

Nepodceňujte, jak vaše prezentace vypadá, protože její výraz se podepíše i na vašem výrazu, (a naopak). Pamatuji hodně manažerů, kteří neváhali investovat velké sumy peněz do luxusního oblečení, drahých doplňků a celkově výrazně pěstěného vzhledu, ale jejich prezentace byly ubohoučké, v lepším případě nenápadité, nudné, bezpohlavní. Proč to? Vytvářel snímky někdo jiný? Neměli čas na přípravu? Anebo – v tom nejhorším případě – jim to nestálo za to? Respektive – posluchači jim nestáli za to, aby připravili snímky, které by byly zajímavé, užitečné a originální?! Myslet na své posluchače a připravit jim něco, co pro ně nebude ztráta času je výraz toho, že si jich vážíte. Konec konců drtivá většina prezentací se přece vytváří pro nějaké posluchače.

Příklad malého emočního příběhu a využití fotografie přes celý snímek: 90% sladkovodních zdrojů na světě je …

… led (pointa druhého snímku). Vzhledem k fotografiím a výraznému písmu, a přesto čistému designu není nutné cokoliv dodávat. Prezentující se tak může zabývat dalšími souvislostmi nebo příbuznými tématy.

Autorem všech příkladů snímků v tomto článku je Garr Reynolds (viz jeho knihu Prezentace a zen)