Přitažlivé prezentace I.

V čem je kouzlo „přitažlivých“ prezentací?

Problematiku designu prezentací jsem nosil v hlavě už delší dobu. Za svůj profesní život a působení v několika firmách jsem se setkal s pěknou řádkou nejrůznějších prezentací, povětšinou vytvořených v PowerPointu, a často jsem si říkal, proč prezentující nevěnovali více pozornosti přípravě celé prezentace, proč nám promítají veskrze nudné, fádní nic neříkající snímky plné čísel, zbytečného textu nebo složitých grafů a detailních tabulek. Ti lepší se sice snažili oživit svoje prezentace obrázkem, fotografií, symbolem či nějakou animací, ale výsledky byly většinou žalostné, ne-li trapné.  Když jsem později školil manažery z různých firem a dostali jsme se na téma prezentací a PowerPointu, většinou jsem slyšel argumenty typu: není čas na přípravu, máme grafický manuál a jsem omezeni šablonami, nestojí to za to, jsou to jen takové informace apod. Osobně si myslím, že problém je jinde, totiž, že lidé vytvářející prezentace v PowerPointu, (anebo v Keynote od Applu), vlastně nevědí, jak se taková pěkná, přitažlivá prezentace vlastně dělá. To, že zvládnu dobře pracovat s PowerPointem jako nástrojem ještě neznamená, že s tímto nástrojem vytvořím něco opravdu pěkného. Je to jenom nářadí a v rukou amatéra vznikne pouze amatérský výrobek. Ovšem v rukopu profíka…

Tento miniseriál není prioritně o prezentujících, není o tom, co všechno má prezentující dělat před prezentací, v jejím průběhu a po jejím skončení.  Na to jsou jiné – a často velice chytré – knihy anebo ještě lépe – kurzy. Není ani o fíglech a fintách PowerPointu, i když s PowerPointem budu téměř výhradně pracovat. Je především způsobu JAK vytvořit působivou, zajímavou, přitažlivou prezentaci. Chci se zaměřit na to „hezké, barevné a zajímavé,“ na to, co většina prezentujících a řečníků promítá při svém vystoupení někam za sebe na plátno. Chci o něco více poodkrýt tajemství  grafického designu, kterým skvělé prezentace v PowerPointu nakonec vždycky jsou.  Jde v podstatě o několik zásad a pravidel, které mohou jakoukoliv prezentaci posunout na mnohem vyšší level. 

Seth Godin, uznávaný marketingový odborník a autor mnoha knih o reklamě, znechucen sledováním špatných prezentací, kdysi napsal elektronickou knihu s provokujícím názvem „Realy Bad PowerPoint“ (Skutečně špatný PowerPoint). Jistě, přeháněl, nicméně vyjádřil to, co už v celém světě bylo dlouhá desetiletí patrné. Totiž že prezentace vytvářené v programu PowerPoint, (nebo Keynote), jsou zoufalé a že by bylo lépe, kdyby se nedělaly vůbec a řečníci zvolili jiný způsob prezentace hesel, dat, tabulek, grafů apod.

Jsem osobně přesvědčen, že PowerPoint jako nástroj pro vytváření prezentací je skvělý. Jeho problémem ovšem je to, že je spíše zneužíván než dobře využíván. Často lidé, kteří prezentace připravují, si pletou PowerPoint s textovým editorem. Mají tendenci zaplnit snímky PowerPointu textem nebo čísly a vzniká tak patvar, kterému se vtipně říká slajdument  – kombinace slajdů (snímků) a textu. Snímek slajdumentu je takový hybrid – pro promítání je složitý a nečitelný, pro práci v tištěné podobě zase příliš heslovitý. Uvádí se, že pokud snímek obsahuje více než 70 slov, je to dokument, tedy pro promítání nevhodný. Snímky skvělých prezentací jsou naopak stručné. Detailní a podrobnější informace o přednášeném tématu jsou účastníkům k dispozici následně ve formě textu (vytvořeném v nějakém textovém editoru).

Lidé často namítají, že chtějí mít prezentaci vytištěnou, aby si k jednotlivým snímkům mohli psát poznámky.  Pokud tedy není zbytí, nechť prezentující snímky vytiskne a rozdá lidem celou prezentaci předem. Mnohem zásadnější je ale otázka, čeho chtějí tihle řečníci svojí prezentací dosáhnout. Pokud chtějí lidi o něčem skutečně přesvědčit nebo je přivést k tomu, aby některé věci dělali jinak, měli by se postarat o to, aby plnou pozornost věnovali posluchači řečníkovi a celé prezentaci. A pokud říkám plnou pozornost, myslím tím opravdu plnou pozornost. Uvědomme si, že prezentace – resp. její grafický design je nástrojem emočního ovlivňování lidí. Což psaní poznámek a listování ve vytištěné prezentace, („… kolik snímků vlastně ještě zbývá do konce?“), příliš neumožňuje nebo výrazně oslabuje. Prezentace je vždycky kombinace několika faktorů, nejčastěji kombinací vystoupení řečníka a estetické stránky promítaných snímků, (v případě využití PowerPointu nebo podobného nástroje). Logika a racionální myšlení samo o sobě nestačí. Lidé vzpomínají na veliké řečníky jako na někoho, kdo v nich zanechal nějaký dojem, nějaký pocit. Kromě charismatu řečníka a způsobu jeho prezentace, je to grafický design prezentací, který působí na emoce a postoje lidí.

Prezentace stojí na vystoupení řečníka a estetické kvalitě snímků. Kromě ryze intelektové části – obsahu, má stránku vizuální, estetickou a současně vypráví nějaký příběh, postupuje v nějaké logické posloupnosti. Obě stránky – vizuální a příběhová jsou emoční faktory prezentací, které pomáhají lidi rozhoupat, změnit jejich názor, pomáhají nám prodat svůj nápad nebo někam nasměrovat.

Typický „slajdument“ – dokument vytvořený v PowerPointu. Vhodný jako podklad pro jednání nebo jako informační materiál pro management. Pro promítání ovšem nepoužitelný.

Příklad špatného výběru šablony (pozadí snímku), nevyrazného textu a množství odrážek. Snímek je nudný, veskrze nezajímavý. Spíše to připomíná oběžník, a to i v obsahové rovině. Rád bych věděl, co u tohoto snímku říkal prezentující. Obávám se, že jinými slovy opakoval to, co si mohli posluchači přečíst sami.

Příklad špatného výběru fotografie a textu. Na jednu stranu patrná snaha autora využít kontextově vhodné fotografie a zredukovat text, na druhou stranu je nezvládnutý poměr čitelnosti textu vůči fotografii. Písmo je málo kontrastní a ztrácí se na tmavém detailním pozadí.

Jojo, grafy a tabulky, to bývá pěkná smršť. Co k tomuto snímku dodat? Na jeho detailní prostudování bychom potřebovali rozhodně více času než nám v reálu umožní přednášející. Pro promítání nepoužitelné.

Poznámka na konec:

Všechny uváděné příklady jsou reálné snímky z prezentací, které byly takto předváděny. Názvy společností a číselné údaje byly změněny.